Comment ajouter et partager des documents externes ?
Utilisez cette méthode pour diffuser des fichiers externes à l'ensemble des parties prenantes de la session via l'Espace Apprenant (apprenants, intervenants, entreprises ou financeurs).
Étapes pour ajouter un fichier
1. Rendez-vous dans l'onglet Espace apprenant > Documents de votre session.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un document.
3. Choisissez la cible de diffusion dans la fenêtre de configuration :
Partagé avec tout le monde : Diffusion globale.
Par profil : Cochez les cases "Apprenants", "Intervenants", "Financeurs" ou "Entreprises".
Individuellement : Sélectionnez une personne ou une entité spécifique dans la liste.
4. Cliquez sur "Suivant" pour choisir le type dossier ou "sans dossier"
5. Ajouter le fichier depuis votre ordinateur
Limite de stockage : Chaque fichier téléchargé sur Digiforma ne doit pas dépasser 40 Mo.
Notifications de dépôt
Vous pouvez automatiser l'envoi d'un email lors d'un dépôt de documents pour les intervenants ou les apprenants :
Rendez-vous sur le menu général Configuration > Notifications
Depuis la section "LMS apprenant", accédez au type de notification "Nouveau document ajouté"
Cochez les types de destinataires
Une notification sera envoyée lorsqu'un document ou un lot de documents sera déposé
Le système de notification est uniquement disponible pour les apprenants et les intervenants (les entreprises et les financeurs ne peuvent pas recevoir une notification d'un nouveau document ajouté).
Comment organiser les fichiers par dossiers sur l'Espace Apprenant ?
Pour améliorer l'expérience utilisateur, structurez l'arborescence des documents.
Création de dossiers
Cliquez sur Créer un dossier depuis l'onglet Espace Apprenant > Documents
Nommez votre dossier de manière explicite.
Ajouter un document et choisir le dossier avant d'insérer le fichier
Gestion de la visibilité
L'onglet Espace Apprenant > Documents permet de déplier les volets relatifs à chaque type d'utilisateur pour vérifier précisément quel dossier est visible par qui.
Les documents apparaissent dans l'Espace Apprenant selon leur ordre d'ajout.
Après leur ajout, vous ne pouvez plus modifier cet ordre. Pour réorganiser vos documents, vous devez les supprimer puis les ajouter à nouveau.
Pour supprimer, cliquez sur la poubelle à côté du fichier :
Comment accéder aux documents depuis l'Espace Apprenant ?
Accéder aux documents pour tous les utilisateurs
Pour tous les utilisateurs, les documents seront disponibles depuis l'encart "Documents" de leur espace.
Ici il sera possible de télécharger directement les documents partagés via le dossier créé ou sans dossier. Une fois le document cliqué, il sera automatiquement téléchargé sur l'ordinateur.
Procédure de partage pour les apprenants et les intervenants
Pour accéder aux documents partagés, les apprenants et les intervenants doivent simplement se connecter à leur espace personnel.
Plusieurs possibilités de partage de cet espace pour les apprenants et les intervenants :
Via le lien personnel
Via un QR code
Via un lien sécurisé
Ces utilisateurs seront menés tout au long de la formation à se connecter à leur espace.
FAQ à ce sujet :
Procédure de partage pour les financeurs et les entreprises
Le partage avec des tiers (financeurs, responsables RH en entreprise) nécessite l'envoi d'un accès spécifique à l'espace de la session.
Accédez à votre session de formation.
Copiez le lien générique de l'accès sécurisé de la session (disponible l'onglet Espace Apprenant).
Envoyez ce lien par email au contact entreprise ou financeur (doit être renseigné sur la fiche de la base données).
Processus de connexion pour le tiers :
Le destinataire clique sur le lien et arrive sur une page de connexion.
Il saisit son adresse email.
Il reçoit un lien avec son lien personnel pour accéder à son espace
Il pourra consulter les documents par ce biais
Il n'existe pas de lien personnel ou de QR Code pour les entreprises et les financeurs, cette méthode permet donc d'accéder à leur espace et consulter les documents partagés.
Comment partager un document généré depuis Digiforma aux apprenants ?
Cette méthode concerne exclusivement les documents générés pour les apprenants sur la session de formation. Les autres documents ne pourront pas être envoyés vers l'Espace apprenant.
Compatibilité technique : Les abonnements les plus anciens peuvent ne pas avoir accès à cette fonctionnalité. Contactez le support pour faire évoluer votre formule si nécessaire.
Documents éligibles au partage automatique
Type de document | Cible principale |
Contrat Particulier / Convention | Apprenant / Client indépendant |
Convocation | Apprenant |
Certificat de fin de formation & Attestation d'assiduité | Apprenant |
Attestation DPC / Admissibilité VAE | Apprenant |
Micro-certification | Apprenant |
Procédure de publication
1. Générez le document souhaité dans votre session de formation
2. Cliquez sur le bouton de partage dédié à côté du document
3. Indicateur de succès : Un point vert et l'heure de publication confirment la mise à disposition.
4. L'apprenant accède au fichier dans la section Documents > Documents administratifs de son Espace Apprenant.
Procédure de dépublication d'un document
Si vous avez partagé un document par erreur, vous pouvez le dépublier. Il sera automatiquement retiré de l'Espace Apprenant.
Il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton de publication où le document a été généré sur la session de formation.
Publication des documents groupée
Afin de gagner du temps, vous pouvez publier massivement les documents grâce au format ZIP.
Chaque apprenant aura alors son document disponible sur son Espace Apprenant.
Le format ZIP n'est accessible que pour certains documents destinés aux apprenants : convocations, conventions, certificats de réalisation et attestations d'assiduité.
Comment rendre vos documents consultables en ligne (sans téléchargement)
Par défaut, l'Espace Apprenant propose le téléchargement des fichiers. Pour une lecture directe (lecteur PDF intégré), utilisez une intégration externe.
Préparation du document (Lecteur intégré)
Exemple avec Scribd :
1. Créez-vous un compte (gratuit pour cette utilisation) et cliquez sur "importer" en haut à droite de votre écran :
2. Paramétrez le document en mode Public (obligatoire pour l'affichage).
3. Après avoir cliqué sur le bouton "Terminé", cliquez sur la zone "<> Embed" :
4. Récupérez le code affiché (en le copiant dans votre presse-papier) :
Intégration dans Digiforma
Depuis l'onglet Espace > Séquence e-learning, créez une séquence e-learning
Sélectionnez l'activité "Éditeur e-learning"
Depuis la sous-activité "multimédias" ajoutez une Ressources web.
Collez le code d'intégration copié précédemment.
Le document s'affichera désormais directement dans l'interface de l'apprenant via un lecteur interactif.
FAQ à ce sujet :