⏰ Note : la gestion des CACES® et des habilitations électriques sera prochainement disponible dans Digiforma.
Ce guide vous explique comment gérer vos CACES® et vos habilitations électriques dans Digiforma : activer la fonctionnalité, préparer vos blocs pédagogiques et vos sessions, saisir les résultats des évaluations, puis délivrer, envoyer et suivre les CACES®, autorisations de conduite et avis d'habilitation électrique.
💡 Important : la gestion des CACES® et des habilitations électriques est destinée aux organismes de formation français. Elle fait partie de l'option Admin+.
Qu'est-ce qu'un CACES® et une habilitation électrique ?
Le CACES® (Certificat d'Aptitude à la Conduite En Sécurité) atteste qu'une personne a réussi les tests théorique et pratique pour conduire en sécurité un engin : chariot élévateur, nacelle, grue, engin de chantier… Il est délivré par un Organisme Testeur Certifié (OTC), souvent l'organisme de formation lui-même.
L'habilitation électrique est obligatoire pour toute personne qui travaille sur une installation électrique ou à proximité. L'organisme de formation forme et remet un avis après formation qui recommande des symboles (B0, BR, BC…) : c'est ensuite l'employeur qui délivre le titre d'habilitation.
Digiforma vous permet de saisir les résultats de vos évaluations CACES® et habilitation électrique, puis de générer les CACES®, les autorisations de conduite et les avis d'habilitation électrique.
Étape 1 : Activer la gestion des CACES® et des habilitations électriques
La gestion des CACES® et des habilitations électriques s'active dans les paramètres de votre organisme, avec deux blocs indépendants à activer selon vos formations.
Rendez-vous dans Mon organisme > Réglementation.
Vérifiez que la gestion de la réglementation française est activée dans ce même onglet : les options CACES® et habilitation électrique ne sont activables qu'à cette condition.
Activez le ou les blocs dont vous avez besoin, CACES® et/ou habilitation électrique (détail ci-dessous).
Activer la gestion des CACES®
Activez l'option « Activer les fonctions de gestion CACES ».
Renseignez le N° de certification OTC, tel qu'il figure dans la base de l'INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité).
Choisissez le Signataire (propriétaire ou administrateur du compte) et indiquez sa Fonction, par exemple « Responsable de formation ».
Le numéro de certification OTC, le signataire et sa fonction sont repris sur chaque CACES® délivré.
Activer la gestion des habilitations électriques
Pour les habilitations électriques, activez l'option « Activer les fonctions de gestion des habilitations électriques ». Aucun autre réglage n'est nécessaire.
Étape 2 : Préparer les blocs pédagogiques CACES® et habilitation électrique
Pour évaluer un CACES® ou une habilitation électrique dans une session, votre programme de formation doit contenir des blocs pédagogiques, chaque bloc représentant un module que vous allez former. Chaque bloc pédagogique indique ce qu'il prépare : rendez-vous dans Bibliothèque > Blocs pédagogiques, créez ou modifiez un bloc, puis renseignez le champ « Ce bloc prépare à ».
Un bloc pédagogique porte soit une catégorie CACES®, soit des symboles d'habilitation électrique, jamais les deux.
Configurer un bloc pédagogique pour un CACES®
Dans le champ « Ce bloc prépare à » d'un bloc CACES®, choisissez une catégorie (par exemple R489 – 3) ou les épreuves théoriques d'une recommandation. Pour certaines catégories, indiquez les mentions à porter sur le CACES® (télécommande, porte-engins…).
Pour délivrer un CACES®, un même programme doit contenir au moins deux blocs : un bloc pour les épreuves théoriques et un bloc par catégorie pratique.
Configurer un bloc pédagogique pour une habilitation électrique
Dans le champ « Ce bloc prépare à » d'un bloc habilitation électrique, cochez les symboles évalués dans ce bloc (B0, B1V, BR, BC, H0…). Chaque symbole est validé séparément.
Ajouter les blocs au programme et créer la session
Ajoutez vos blocs CACES® ou habilitation électrique à votre programme (voir comment ajouter des blocs à un programme de formation).
Créez votre session à partir de ce programme, comme pour toute autre session.
Étape 3 : Mettre en place la session CACES® ou habilitation électrique
Pour qu'une compétence CACES® ou un symbole d'habilitation électrique puisse être évalué dans une session, trois conditions doivent être réunies :
Un bloc du programme porte une catégorie CACES® ou des symboles d'habilitation électrique.
Ce bloc est rattaché à un module de la session (onglet Dates et prix).
Les apprenants sont inscrits à ce module, et un formateur est affecté à la session.
⚠️ Attention : dans Digiforma, un examinateur est obligatoirement un intervenant affecté à la session. Légalement, un examinateur ne peut pas former durant la formation : ne lui rattachez aucune heure, afin qu'il ne remonte pas dans le BPF (Bilan Pédagogique et Financier).
Étape 4 : Saisir les résultats des évaluations CACES® et habilitation électrique
Dans votre session, ouvrez l'onglet Gestion > Compétences.
Choisissez une seule fois l'Examinateur et la Date de l'évaluation : chaque résultat saisi les reprend automatiquement. Une évaluation ne peut pas être datée dans le futur.
Validez ou invalidez chaque épreuve (CACES®) ou chaque symbole (habilitation électrique) en un clic.
En cas d'échec, indiquez les objectifs non atteints.
Repasser une épreuve échouée
Une épreuve échouée peut être repassée : les évaluations précédentes restent consultables dans l'historique, via « Détail par épreuve » (CACES®) ou « Détail par symbole » (habilitation électrique).
Que faire si aucune compétence n'apparaît dans l'onglet Compétences ?
Si l'onglet Gestion > Compétences affiche « Aucune compétence à évaluer dans cette session », vérifiez les trois conditions de l'étape 3 :
un bloc du programme porte une catégorie CACES® ou des symboles d'habilitation électrique ;
ce bloc est rattaché à un module de la session (onglet Dates et prix) ;
les apprenants sont inscrits à ce module et un formateur est affecté à la session.
Étape 5 : Délivrer les CACES®, autorisations de conduite et avis d'habilitation
Délivrer un CACES® et l'autorisation de conduite
Digiforma génère un CACES® par apprenant, regroupant toutes les catégories qu'il a acquises dans une même recommandation (R482, R489…). Digiforma bloque la délivrance du CACES® si les épreuves théoriques manquent ou datent de plus de 12 mois.
Dans la section CACES de l'onglet Gestion > Compétences, cliquez sur « Délivrer ».
Renseignez la Date de délivrance et, le cas échéant, la date de réussite du QCM-IPR « opérateur ».
Générez ensuite le CACES® et l'autorisation de conduite, à l'unité ou en zip pour toute la session.
À la délivrance, le numéro d'enregistrement et la date de fin de validité du CACES® sont calculés automatiquement. La validité est de 5 ans, et de 10 ans pour les engins de chantier (R482).
💡 Note : l'autorisation de conduite est l'accord de l'employeur pour que son salarié conduise chez lui. C'est l'employeur qui la complète et la signe : Digiforma la pré-remplit pour faire gagner du temps à votre client.
Vérifier un CACES® grâce à son QR code
Chaque CACES® délivré par Digiforma porte un QR code qui renvoie vers une page publique de vérification : un employeur peut y contrôler que le CACES® a bien été délivré et qu'il est toujours valide. Le nom du titulaire n'est pas affiché sur cette page.
Publier le CACES® dans l'Espace Apprenant
Le CACES® peut être publié dans l'Espace Apprenant depuis le bouton de publication du document.
Délivrer l'avis après formation (habilitation électrique)
Digiforma génère un avis après formation par apprenant, qui reprend tous les symboles d'habilitation électrique validés.
L'avis suit le modèle de titre d'habilitation de l'INRS : les symboles recommandés sont pré-remplis, les colonnes propres à l'employeur (ouvrages ou installations concernés, indications supplémentaires) restent vides.
L'avis est à remettre à l'employeur, qui délivre le titre d'habilitation.
Envoyer les CACES® et avis d'habilitation par e-mail
Les CACES® et les avis d'habilitation électrique s'envoient par e-mail avec les modèles « Envoi de CACES » (l'autorisation de conduite part avec son CACES®) et « Envoi d'avis d'habilitation électrique », à personnaliser dans Configuration > Modèles d'emails.
Personnaliser les modèles de CACES® et d'avis d'habilitation
Les modèles des CACES® et des avis d'habilitation électrique se personnalisent dans Configuration > Modèles de documents, grâce aux balises du groupe CACES et à la balise « Tableau des symboles d'habilitation ».
Étape 6 : Suivre toutes vos évaluations de compétences
Le menu Données > Évaluations de compétences regroupe toutes les évaluations CACES® et habilitation électrique de toutes vos sessions. Le tableau affiche les informations suivantes :
date ;
famille ;
compétence ;
apprenant ;
session ;
client ;
résultat ;
n° d'enregistrement ;
date de fin de validité ;
examinateur.
Le tableau des évaluations de compétences est exportable, par exemple pour préparer un audit de votre organisme certificateur.
