En este artículo vamos a ver juntos cómo compartir documentos con tus alumnos en su espacio Extranet, ya sean documentos generados desde Digiforma u otros documentos de tu centro.
Tienes la posibilidad de compartir documentos con tus alumnos, profesores o contactos empresa a través de la página extranet 🚀
📁 ¿Cómo comparto un documento desde mi cuenta Digiforma?
El uso compartido de los documentos de Digiforma está reservado a los documentos del alumno. A continuación, te compartimos la lista de documentos disponible para compartir en el espacio Extranet:
Contrato Particular
Convocatoria
Certificado de asistencia
Certificado de fin de formación
Otros documentos del alumno
Diplomas
Una vez hayas generado el documento, puedes compartirlo directamente con el botón dedicado a ello:
Si el documento se ha publicado correctamente, verás un punto verde y la hora a la que se haya publicado:
Tus alumnos accederán a estos documentos en la sección Documentos > Documentos administrativos de su curso:
Si has compartido un documento por error, puedes eliminar su publicación. Para ello, tienes este botón, podrás hacer clic y quedará retirado de la extranet:
Para ganar tiempo, puedes utilizar la opción de publicar masivamente los documentos gracias al formato ZIP.
Cada alumno recibirá sólamente su documento en su espacio extranet.
📁¿Cómo compartir un documento desde mi cuenta Digiforma?
Para ello, dirígete a la pestaña Documentos de tu espacio Extranet dentro de la sesión que quieras:
Tendrás entonces la posibilidad de hacer clic en Añadir un documento para compartirlo directamente:
En la siguiente ventana, podrás compartir el documento de maneras diferentes:
A todos los contactos haciendo clic aquí:
A todos los alumnos, profesores o empresas haciendo clic en la misma casilla del menú correspondiente:
A una persona en particular, haciendo clic sólamente en la persona correspondiente:
💡Nota: puedes activar una notificación desde el menú Configuración > Notificaciones para que tus alumnos y/o profesores estén informados cuando compartas un documento en su espacio. Ten en cuenta que si cuelgas varios documentos por separado, recibirán una notificación por cada uno de ellos, por lo que te recomendamos cargarlos en lote.
💡 Por razones de almacenamiento, el límite de tamaño máximo de cada archivo es de 400 MB.
👀 ¿Dónde puedo encontrar documentos compartidos en la extranet de mis usuarios?
Los documentos se pondrán a disposición de las personas seleccionadas en su extranet, en la sección Documentos, accesible desde la página de inicio. Para encontrarlos, tendrán que hacer clic aquí 👇
O directamente haciendo click en la pestaña "Documentos" aquí 👇
🧑🏽💻 ¿Cómo organizo mis archivos por carpetas en la extranet de mis usuarios?
También puedes organizar tus archivos por Carpetas en la extranet de tus alumnos. Para ello, haz clic en Nueva Carpeta, nómbrala y aparecerá en el listado de carpetas.
Podrás seleccionar la carpeta deseada en el momento de subir un nuevo documento:
Puedes ver los archivos en la pestaña extranet / e-learning de tu cuenta Digiforma seleccionando las carpetas que te interesen y desplegando después las distintas secciones relativas a tus usuarios:
Esto te permite organizar la visibilidad y el diseño de los documentos visibles en la extranet para tus alumnos, profesores o contactos de la empresa 🚀.
✅ ¿Cómo doy acceso a los documentos a un usuario externo?
Para dar acceso a los documentos compartidos a un cliente empresa, simplemente envíales el enlace genérico de la extranet de la sesión, disponible aquí 👇
El enlace les llevará a la siguiente página de conexión:
Al introducir el correo electrónico, recibirán un enlace de conexión directamente en la bandeja de entrada que les permitirá acceder directamente, sin necesidad de crear una contraseña 👍🏼