¿Tu curso de formación integra una clase virtual con tus participantes y no sabes cómo planificarla en Digiforma? No te preocupes, tras leer este artículo esta opción no tendrá más secretos para ti 😉 Veamos etapa por etapa cómo configurarlo en este artículo.
1. Planificar una clase virtual con una herramienta de videoconferencia externa
¿Estás acostumbrado/a a utilizar una herramienta de videoconferencia tipo Zoom o Google Meet? Es totalmente posible integrar el enlace de la videollamada dentro de Digiforma y enviarlo directamente a tus participantes. Genial, ¿no? Veamos cómo hacerlo paso a paso 👇
Configurar un módulo para tus clases virtuales
Antes de nada, tienes que configurar correctamente tu sesión de formación, dentro de los módulos. Esto te permitirá dar la posibilidad a tus participantes y profesores de registrar su asistencia dentro de su espacio extranet y rellenar correctamente los documentos.
Para ello, dentro de la pestaña Configuración > Fechas y Precios de tu sesión de formación, crea un módulo y selecciona la modalidad pedagógica "Aula Virtual - teleformación".
Para el lugar, es importante añadir en este punto "a distancia" 👇
Es importante que introduzcas todas las fechas en las que las clases virtuales se celebrarán dentro del curso con fechas fijas.
Esta etapa es muy importante para permitir al software generar automáticamente las asistencias y que los participantes puedan firmar.
Crear una secuencia e-learning dedicada a tus clases virtuales
Desde el espacio alumno de tu sesión, en la pestaña e-learning, debes crear una secuencia e-learning donde puedas añadir todas las actividades de clase virtual.
¿Por qué hacerlo así? Para simplemente permitir a los alumnos afectados al módulo de aula virtual poder tener acceso a la información dentro de su espacio Extranet. De la misma forma, podrás compartir toda la información (fechas, asistencias) entre tus módulos y tus secuencias e-elearning.
Crear las actividades Aula Virtual y planificarlas
Una vez hayas creado tu secuencia e-learning, puedes añadir tus actividades de aula virtual dentro de ella.
Para ello, dirígete a la secuencia e-learning y selecciona la actividad aula virtual:
Una vez añadida, puedes copiar y pegar un enlace de videoconferencia, configurar las notificaciones de recordatorio por correo electrónico y elegir fecha y hora para la clase.
Para saber más sobre la actividad aula virtual, no dudes en leer este artículo.
Además, puedes igualmente modificar la notificación por correo electrónico. Para hacerlo, modifica el cuerpo del correo en Configuración> Modelos de documento. Aquí encontrarás la sección "Correos para alumnos" y el correo dedicado al aula virtual que podrás modificar como quieras.
Consejo: si creas varios modelos de correo electrónico de este tipo, define por defecto el que quieras enviar para ir más rápido.
Gestionar las asistencias del aula virtual
El principio es el mismo que para formaciones en presencial. Deberás comprobar la asistencia de tus alumnos y profesores a través del control de asistencia digital.
Además, deberás marcar la presencia desde tu cuenta para justificar la asistencia digital de tus alumnos en aula virtual (esto no sustituye la firma realizada por tus alumnos, sólo es una acción complementaria).
¿Cómo introducir el/los lugar/es de formación en un aula virtual?
Si impartes tu formación en aula virtual y e-learning, puedes entonces seleccionar "Formación a distancia" como lugar de formación desde la pestaña Configuración>Información de tu sesión 👇
Si mayoritariamente tienes módulos presenciales dentro de la formación, puedes entonces introducir aquí la dirección principal del lugar físico.
Por otra parte, puedes crear dentro de tu biblioteca de lugares de formación, una opción "A distancia", por ejemplo, para seleccionarlo como sala dentro de la configuración de tus horas de clase en tus módulos.
¿Se puede enviar documentos de formación precisando que hay aula virtual?
Una vez tus clases virtuales estén correctamente configuradas, puedes modificar tu modelo de documento de convocatoria para que aparezca en las fechas de formación y, por tanto, en las que son a distancia.
Efectivamente, se puede hacer utilizando la etiqueta "Tabla de fechas de los módulos del cliente" en el modelo de documento
Esto permitirá tener una tabla detallada en tus modelos con las fechas y las horas, el nombre de los módulos y los lugares de formación.
¿Qué hacer si algunos alumnos no participan en la misma clase virtual?
En este caso, tendrás que pensar en no introducir todas las clases virtuales dentro de la misma secuencia e-learning.
Habrá que crear diferentes secuencias e-learning e integrar las actividades de clase virtual en función de los alumnos. Así, habrá que afectar los módulos a cada participante y a las secuencias e-learning correspondientes.
Ejemplo: tienes tres alumnos que participan a un aula virtual individual. Tendrás que crear 3 módulos en la pestaña "Fechas y precio" y después 3 secuencias e-learning y dentro de cada una añadir un aula virtual con una fecha en concreto.
2. Configurar un aula virtual con la opción Aula Virtual (de pago)
Esta sección te interesa si tienes ya incluida la opción Aula Virtual en tu suscripción a Digiforma.
Si no es el caso, y quieres mejorar la fluidez de tus cursos sin pasar por una herramienta externa, esta opción está hecha para ti 😉
Si quieres más información sobre esta funcionalidad y saber lo que ofrecemos, consulta este artículo.
Si quieres registrar las asistencias, tendrás que dirigirte a la sección precedente "Planificar una clase virtual con una herramienta de videoconferencia externa".
En esta parte, hablaremos de cómo programar una clase virtual en e-learning en la que queramos registrar las conexiones. El principio es el mismo que para el de las formaciones en e-learning, que contengan actividades.
Para saber cómo crear una sesión de formación e-learning, consulta 👉 este artículo.
Veamos las distintas etapas a continuación para comprender cómo proceder.
Crear un módulo e-learning o utilizar un módulo e-learning ya existente
Para impartir una clase virtual en e-learning, debes antes de nada crear un módulo e-e-learning o aula virtual.
Cuando esté creado y contenga actividades e-learning, hay que utilizar el sistema de seguimiento interno "Registro de conexiones a las secuencias e-learning" (al introducir las fechas) para poder editar los certificados de asistencia:
Puedes hacerlo también para módulos e-learning ya creados.
Añadir una actividad Aula Virtual a tu secuencia e-learning
Puedes crear una nueva secuencia e-learning integrando solamente tus clases virtuales o también integrarla a continuación de otras actividades. Esto depende, por tanto, del recorrido de formación que quieras realizar.
Tendrás que vincular tu secuencia e-learning a tu módulo e-learning.
Para añadir tu secuencia una clase virtual tan sólo ve a la secuencia e-learning de tu sesión de formación:
A continuación, tan sólo tendrás que configurar la fecha y la hora de la clase, las notificaciones por correo, y seleccionar la herramienta de clase virtual de Digiforma.
Una vez creada, la clase estará programada. El día de la clase, tan sólo tendrás que conectarte desde tu espacio administrador haciendo clic en el enlace indicado.
Tus alumnos podrán de la misma forma conectarse a su clase virtual haciendo clic en el enlace que aparece dentro de su Extranet.
Realizando estas acciones, podrás recibir el seguimiento de la conexión de tus alumnos sin tener que pasar por el control de asistencia.