Der Digiforma-Kalender bündelt die Organisation Ihrer Weiterbildungsmaßnahmen. Er bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über den Zeitplan Ihrer Bildungseinrichtung und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Details jeder erfassten Veranstaltung.
Im Kalender navigieren
Um auf das Werkzeug zuzugreifen, gehen Sie auf die Registerkarte „Dashboard“ > „Terminkalender“. Es stehen drei Anzeigemodi zur Verfügung, um Ihre Verwaltung zu vereinfachen:
Kalenderansicht: Bietet einen umfassenden Überblick über die für einen bestimmten Zeitraum oder bestimmte Daten geplanten Sitzungen.
Ansicht „Terminplanung“: Zeigt die Sitzungen in Form einer Liste mit detaillierten Informationen an.
Spaltenansicht: Ermöglicht die Anzeige der Auslastung von Referenten, Räumen oder Sitzungen über einen bestimmten Zeitraum.
Anpassung der Anzeige
Unabhängig vom gewählten Modus können Sie die Zeitintervalle für die Anzeige festlegen: Tag, Woche oder Monat.
Der Veranstaltungskalender verwendet eine Farbcodierung, die auf den in Ihrer Bibliothek definierten Programmkategorien basiert. Die Bezeichnungen der Sitzungen und Module sind darin deutlich angegeben.
💡 Tipp: Es wird eine visuelle Unterscheidung vorgenommen, um Zeitfenster mit Datumsintervallen von Zeitfenstern zu unterscheiden, die für bestimmte Daten gespeichert sind.
Details zu einer Veranstaltung anzeigen
Wenn Sie auf einen bestimmten Termin klicken, öffnet sich der Abschnitt „Veranstaltung“ und bietet direkten Zugriff auf folgende Daten:
Die betreffende Weiterbildungssitzung.
Detaillierte Informationen zum ausgewählten Termin.
Die Nachverfolgung der Anwesenheitslisten der Sitzung.
Die Datenblätter der Lernenden und Referenten.
Die detaillierten Informationen zu diesem Termin sowie zu der Sitzung, zu der er gehört 👇
Jedes Mal muss man auf die entsprechende Angabe klicken, um zur jeweiligen Seite weitergeleitet zu werden.
Suchfilter verwenden
Der Kalender bietet verschiedene Funktionen, um bestimmte Informationen herauszufiltern:
Suchleiste: Ermöglicht es, eine Sitzung anhand ihres Namens oder Codes zu finden.
Filterleiste: Über die Registerkarte „Alle Filter“ zugänglich, um die Informationen nach Kategorien zu sortieren.
Schaltfläche „Alles löschen“: Setzt alle angewendeten Filter zurück.
Bei der Verwendung der Filterleiste helfen Ihnen zwei Anzeigen dabei, Ihre Auswahl im Blick zu behalten:
Anzahl der Filter: Eine Zahl gibt die Anzahl der pro Kategorie angewendeten Kriterien an.
Schaltfläche „ANZEIGEN“: Zeigt die Gesamtzahl der von Ihren Filtern betroffenen Zeitfenster im ausgewählten Zeitraum an.
Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, können über dieses Menü folgende Elemente ein- oder ausgeblendet werden:
Die Wochenendtage.
Die von Ihren Mitarbeitern angegebenen Nichtverfügbarkeiten.
Verfügbarkeitsengpässe und Terminkonflikte der Beteiligten verwalten
Sobald Ihre Mitarbeiter über ein Benutzerkonto verfügen, können sie ihre Nichtverfügbarkeitszeiten eingeben. Diese werden im Kalender hellgrau angezeigt, sofern die Sichtbarkeitsoption aktiviert ist.
Umgang mit Terminkonflikten
Die Software erkennt automatisch Konflikte, wenn ein Referent oder ein Raum zwei gleichzeitig stattfindenden Sitzungen zugewiesen wird.
Warnung: Bei einem Duplikat wird eine Benachrichtigung angezeigt.
Lösung: Sie können die betroffenen Sitzungen bearbeiten, die Warnung global (Kreuz) oder einzeln (Papierkorbsymbol) ignorieren.
Der Export des Kalenders
Mit Digiforma können Sie Ihren Terminplan auf zwei Arten synchronisieren oder sichern:
PDF-Format: für eine druckbare oder statische Version.
Externer Export: kompatibel mit Google Kalender und Apple (iCal)
⚠️ Achtung: Es handelt sich um einen einmaligen Export. Um die Daten in Ihrem externen Kalender nach einer Änderung in Digiforma zu aktualisieren, müssen Sie einen neuen Export durchführen.
