👉 Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, eine stets aktuelle Verkaufspipeline und ein reibungsloser, zuverlässiger Vertriebsprozess.
Warum Automatisierungsregeln im Vertriebscontrolling nutzen?
In einem klassischen Vertriebsprozess werden Verkaufschancen häufig manuell weitergeführt:
Karten werden verschoben, Status geändert, Angebote geprüft oder Zahlungseingänge kontrolliert …
➡️ Mit den Automatisierungsregeln übernimmt Digiforma diese Aufgaben für Sie.
Konkret können Sie:
Verkaufschancen automatisch durch Ihre Pipeline bewegen
Kundenstatus ohne manuelle Eingriffe aktualisieren
Ihr Vertriebscontrolling exakt an Ihre internen Prozesse anpassen
Täglich wertvolle Zeit sparen und Fehler oder Vergessenes vermeiden
💡 Einmal eingerichtet, arbeiten die Regeln im Hintergrund – rund um die Uhr, ganz ohne Ihr Zutun.
Wofür dienen Automatisierungsregeln?
Mit Regeln definieren Sie:
einen Auslöser (ein konkretes Ereignis)
eine automatische, darauffolgende Aktion auf die Verkaufschance oder den Kundenstatus
Beispiele für Regeln, die Sie definieren können:
Wird ein Angebot unterzeichnet, wechselt die Verkaufschance automatisch in den Status „Gewonnen“.
Wird eine Rechnung bezahlt, wird die Verkaufschance automatisch abgeschlossen.
So konfigurieren Sie Ihre Regeln im Digiforma-CRM
Zugriff auf die Regeln
Öffnen Sie Ihren Vertriebstunnel
Klicken Sie auf Konfigurationen
Wählen Sie Regeln
Sie gelangen nun in den Bereich zur Erstellung und Verwaltung Ihrer Automatisierungsregeln.
Verfügbare Auslöser
Auslöser sind Ereignisse, die automatisch eine Regel starten. Überlegen Sie sich also:
💡 Welches Ereignis A muss eintreten damit Ereignis B als Folge eintritt
Gehen wir nun einige Beispiele für mögliche Regeln durch 👇🏻
1. Wenn sich der Status einer Verkaufschance ändert
Eine Regel kann sich darauf beziehen werden, wenn der Status Ihrer Interessenten auf einen der folgenden Werte wechselt:
Unentschlossen
Verloren
Gewonnen
Abgeschlossen
Beispiel:
Wir definieren die Regel, dass
▶️ Wenn der Status einer Verkaufschance sich ändert
Der Verkaufsstatus gibt wieder, ob sich ein Interessent für oder gegen Ihr Verkaufsangebot entschieden hat
▶️ In den Status "gewonnen"
"Gewonnen" bezeichnet die erfolgreiche Konvertierung von einem unentschlossenen Interessenten zu einem Kunden
▶️ Verschieben der Verkaufchance in die Spalte "Vereinbarung / Vertrag"
⚠️ Die Spaltennamen / -logik können Sie selbstständig an Ihre Vertriebsprozesse definieren und mit farblicher Kennzeichnung unterscheiden:
❇️ Ergebnis der Regel: Wenn ein Interessent als "gewonnen" markiert wurde, findet er sich durch die Regel automatisch in der Spalte "Vereinbarung / Vertrag" wieder
2. Wenn eine Verkaufschance in eine Spalte verschoben wird
Sie können in Ihrem Digiforma Vertriebstunnel Kundenkacheln ganz einfach durch drag& drop in den verschiedenen Spalten Ihres Tunnels bewegen:
Damit nach verschieben einer Kachel in die nächste Vertriebsspalte auch der Status der Kunden entsprechend aktualisiert wird, können Sie auch hier wieder auf Regeln zugreifen.
Nach Auslösung der Regel wird die Verkaufschance automatisch in die entsprechende Spalte verschoben:
▶️ Wenn die Verkaufschance in Spalte "Vereinbarung / Vertrag" verschoben wird ❇️ Ändert sich der Status der Verkaufschance in "gewonnen"
💡 Tipp: Machen Sie sich mit den verschiedenen Vertriebsstadien vertraut (Unentschlossen, Gewonnen, Verloren, etc.) und definieren Sie, welche Spalten Ihres Vertriebstunnels mit welchem Status korrespondieren:
Beispiel:
Unentschlossen ↔️ Angebot / Verhandlung
Gewonnen ↔️ Vertrag
3. Wenn ein Angebot akzeptiert oder unterzeichnet wird
Die Regel wird ausgelöst, wenn:
das Angebot elektronisch unterschrieben wird oder
das Kontrollkästchen „unterzeichnet“ manuell aktiviert wird
👉 Ideal, um Verkaufschancen direkt nach Kundenzusage automatisch voranzubringen.
4. Wenn eine Vereinbarung unterzeichnet wird
Der Auslöser greift, wenn:
die Vereinbarung elektronisch unterschrieben wird oder
das Kontrollkästchen „unterzeichnet“ aktiviert wird
👉 Besonders geeignet für Bildungsträger, die administrative Compliance mit dem Vertrieb verknüpfen möchten.
5. Wenn eine Rechnung erstellt wird
Die Regel wird ausgelöst, sobald eine Rechnung über Digiforma per E-Mail versendet wird.
👉 So können Sie automatisch in Phasen wie „Fakturiert“ oder „Zahlung ausstehend“ wechseln.
6. Wenn eine Rechnung bezahlt wird
Die Regel greift, sobald die vollständige Zahlung erfolgt ist – entweder:
durch manuelle Zahlungsdeklaration oder
durch Bankabgleich
👉 Perfekt, um Verkaufschancen automatisch abzuschließen und Ihren Umsatz stets im Blick zu behalten.
⚠️ Wichtig: Regeln werden nicht rückwirkend auf Verkaufschancen angewendet, die sich bereits in den Spalten befanden, bevor die Regel erstellt wurde.
Verwaltung und Flexibilität der Regeln
Die Regeln bieten maximale Anpassungsfähigkeit:
Sie können beliebig viele Regeln erstellen – passend zur Komplexität Ihres Vertriebs
Jede Regel ist jederzeit bearbeitbar (✏️ Stift-Symbol)
Regeln können bei Bedarf gelöscht werden (🗑️ Papierkorb-Symbol)
👉 So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Automatisierungen.
Ein Vertriebscontrolling, das sich Ihrer Arbeitsweise anpasst
Jeder Bildungsträger arbeitet anders – mit eigenen Abläufen, Phasen und Prioritäten.
Die Digiforma-CRM-Regeln wurden entwickelt, um:
sich Ihrer Organisation anzupassen
Ihre tägliche Praxis realistisch abzubilden
Sie von repetitiven Aufgaben zu entlasten
🎯 Weniger Klicks, weniger Vergessenes, mehr Transparenz.
Zusammenfassung
Regeln automatisieren den Fortschritt Ihrer Verkaufschancen
Sie basieren auf konkreten Auslösern (Angebote, Rechnungen, Unterschriften …)
Sie sparen Zeit und erhöhen die Zuverlässigkeit Ihres Vertriebscontrollings
➡️ Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre Regeln einzurichten – und lassen Sie Digiforma Ihren Vertrieb im Alltag steuern.