Le formulaire de préinscription du catalogue en ligne permet à vos prospects de vous contacter et de vous indiquer leur intérêt pour un de vos programmes de formation. Ils peuvent y accéder en cliquant sur le bouton S'inscrire sur les programmes de votre catalogue en ligne.
Configuration globale des préinscriptions
Configurer tous les formulaires depuis un seul espace
Pour paramétrer d'un seul endroit tous les formulaires de préinscription de votre catalogue, suivez ce chemin :
Rendez-vous dans l'onglet Configuration.
Cliquez sur la section Ma marque - Catalogue en ligne.
Cliquez sur le bouton Configuration des préinscriptions dans l'encart dédié.
Autoriser ou non les inscriptions selon le public visé
Vous pouvez choisir qui peut s’inscrire à vos formations via votre catalogue :
Particuliers / Indépendants
Entreprises
💡 Action : Pour désactiver un type de public, il vous suffit de désactiver la cible concernée depuis la page de configuration des préinscriptions.
Configurer le contenu pour les Entreprises ou les Particuliers
Pour chaque type de public (Particuliers / Indépendants ou Entreprises), vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Ajouter une description : Rédigez un texte d'introduction qui s'affichera au-dessus des champs à remplir.
Sélectionner les champs : Cochez les informations que vous souhaitez collecter (Nom, Prénom, Email, Téléphone, etc.).
Rendre les champs obligatoires : Cochez la case "Obligatoire" pour bloquer la validation du formulaire tant que le champ n'est pas rempli.
ℹ️ Note : Certains champs grisés ne peuvent être retirés.
Attention : Cette configuration globale impactera tous les programmes du catalogue en ligne. Les pages de préinscriptions sont toutes mises à jour en fonction des modifications que vous y faites et ces modifications sont rétroactives (elles touchent tous les programmes, y compris ceux créés dans le passé).
Option payante / avancée : Avec l'option champs personnalisés (incluse dans le module admin+), vous avez la possibilité de créer des champs supplémentaires pour les ajouter sur le formulaire de préinscription.
Si un champ personnalisé est "obligatoire" dans votre base de données, ce dernier le sera également sur votre page de préinscription si vous le demandez.
Configuration des préinscriptions par programme
Configurer les formulaires individuellement
Si vous souhaitez que certains programmes de formation affichent des formulaires d'inscriptions différents de votre configuration globale, vous pouvez les personnaliser individuellement :
Rendez-vous dans l'onglet Programmes.
Ouvrez le programme concerné.
Allez dans l'onglet Inscriptions du programme.
Le fonctionnement est ensuite le même que pour la configuration globale. Vous pouvez choisir la configuration pour le formulaire dédié aux particuliers / indépendants et pour celui dédié aux entreprises.
Une fois le paramétrage terminé, une indication s'affichera afin de vous informer que le paramétrage personnalisé est appliqué pour ce programme. Il sera possible de le supprimer au besoin.
⚠️ Attention : Un programme qui a un paramétrage personnalisé n'est plus impacté par une modification des paramètres par défaut depuis Configuration > Ma Marque puisque c'est le paramétrage personnalisé qui prend le dessus.
💡 Conseil / Bonne pratique : Publiez en premier votre page de préinscription globale et modifiez ensuite les formulaires de préinscriptions individuels dans le but de ne pas écraser vos modifications.
Inscription des apprenants par les Entreprises
Inscription nominative par le prospect Entreprise
Vos prospects entreprises ont la possibilité (non obligatoire) de renseigner nominativement les apprenants directement sur la demande de contact du catalogue en ligne.
Un cadre Inscription des apprenants apparaît uniquement sur le formulaire prévu pour les entreprises.
Le formulaire d'inscription d'un apprenant n'est pas personnalisable.
Le nombre de places disponibles est basé sur la limite d'effectif appliquée dans votre programme mis en vente.
💡 Note : Lors d'une inscription Inter sur une session spécifique proposée sur le catalogue en ligne, le nombre de places disponibles pour inscrire des apprenants nominativement est basé sur le nombre de places restantes affichées.
Désactivation des inscriptions nominatives
Si vous ne souhaitez pas permettre à vos prospects entreprise d'inscrire leurs apprenants directement depuis le catalogue en ligne, vous pouvez désactiver l'option depuis les paramètres d'inscription de chaque programme publié sur votre catalogue :
Si l'option est activée : Les entreprises renseignent directement les informations des apprenants lors de l’inscription.
Si l'option est désactivée : Les entreprises réservent des places sans nommer les participants à cette étape.
Validation de l'inscription et des apprenants
La demande d'inscription remontera dans votre tableau Gestion commerciale > inscriptions. En déroulant la ligne dédiée, vous retrouverez l'entreprise ainsi que la liste des apprenants associés.
En cliquant sur validation automatique, la validation inscrira automatiquement l'entreprise ainsi que ses apprenants dans la session concernée, avec le statut gagné. Les apprenants seront automatiquement créés dans votre base de données apprenants et rattachés à l'entreprise concernée.
Gestion des fusions et doublons dans la base de données
Lors de l'inscription, si l’adresse email d’un apprenant correspond à un apprenant déjà existant dans votre base, une fusion est requise avant de valider l’inscription.
Dans ce cas, cliquez sur Valider manuellement pour choisir comment gérer le doublon.
Vous avez alors 3 options disponibles :
Modifier l’email : Corriger l’adresse de l’apprenant inscrit.
Retirer l’email : Supprimer l’email renseigné pour cet apprenant.
Ne pas inclure l’apprenant : Exclure cet apprenant de l’inscription.
💡 Bonne pratique recommandée : Si vous êtes certain qu’il s’agit du même apprenant déjà inscrit dans votre base, choisissez Ne pas inclure l’apprenant.
Cela évite de créer des doublons, garde une base propre et vous permet de rattacher cet apprenant existant à votre client directement depuis la session de formation.
Finaliser l'inscription
Une fois votre choix effectué :
Cliquez sur Valider l'inscription.
Votre client sera ajouté à la session avec les apprenants sélectionnés.
⚠️ Attention : Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans les formulaires d'achat d'une formation via le paiement en ligne.