Le passeport de prévention recense les formations santé et sécurité au travail suivies par chaque travailleur. En tant qu'organisme de formation, vous êtes tenu de déclarer les formations concernées auprès de la Caisse des Dépôts.
Digiforma permet de générer en quelques clics un fichier d'export au format attendu par la Caisse des Dépôts, prêt à être importé sur leur portail, évitant ainsi toute ressaisie manuelle.
💡 Information importante Cette fonctionnalité est destinée aux organismes de formation français qui dispensent des formations relevant du passeport prévention. Elle fait partie de l'option payante Admin+.
Pour accéder à cette fonctionnalité, rendez-vous dans le menu Gestion commerciale > Passeport prévention.
Étape 1 : Préparer vos programmes
Avant de pouvoir exporter une formation, deux réglages sont à effectuer sur le programme d'origine depuis votre bibliothèque.
Marquer le programme comme éligible
Ouvrez le programme concerné dans votre catalogue.
Cochez la case « Éligible au passeport prévention ».
Enregistrez le programme.
⚠️ Attention L'activation de la case est disponible uniquement sur le programme d'origine (et non sur les variantes de programmes rattachées à une session). L'information est ensuite transmise automatiquement dans toutes les sessions associées.
Renseigner les codes de la formation
Une fois le programme rendu éligible, des champs supplémentaires apparaissent sur sa fiche dans la rubrique Type d'action de formation. Ces codes sont nécessaires pour que les lignes de votre export soient acceptées par la Caisse des Dépôts :
Compétences (codes ROME) : de 3 à 10 codes.
Spécialités de formation (codes NSF) : jusqu'à 3 codes.
Domaines de formation (formacodes) : de 1 à 3 codes.
Distinction selon le type de formation
Formation certifiante (inscrite au Répertoire Spécifique) : renseignez la certification visée. Les domaines et spécialités de formation ne sont alors pas attendus et ne seront pas exportés.
Formation non certifiante : renseignez les domaines et les spécialités de formation.
Étape 2 : Générer votre fichier d'export
Pour commencer, rendez-vous dans Gestion commerciale > Passeport prévention.
Choisir la période
Renseignez une Date de début et une Date de fin (par défaut, le mois en cours est sélectionné.)
Cliquez sur « Appliquer » pour mettre le tableau à jour.
Le tableau affiche une ligne par apprenant pour chaque formation respectant strictement ces trois critères :
La session est terminée et sa date de fin est comprise dans la période choisie.
L'apprenant a validé la formation.
Le programme est marqué comme éligible au passeport prévention.
Lire le tableau
Chaque colonne correspond à un champ attendu par la Caisse des Dépôts (NOM_FORMATION, NIR, MODALITE_DISPENSE, etc.). Les données sont reprises automatiquement depuis vos sessions, vos programmes et vos apprenants.
La colonne "Exporté le" indique la date des lignes déjà exportées pour faciliter votre suivi.
Corriger les lignes en erreur
Une ligne incomplète ne peut pas être déclarée. Elle apparaît surlignée en rouge et sa case de sélection est désactivée. La colonne Erreur précise le blocage.
Voici les corrections les plus courantes :
Message d'erreur | Que faire |
NIR manquant ou invalide | Renseignez le numéro de sécurité sociale de l'apprenant sur sa fiche (13 caractères attendus). |
Compétences : 3 à 10 codes requis | Ajustez le nombre de codes ROME sur le programme. |
Domaines / spécialités de formation manquants | Pour une formation non certifiante, renseignez les formacodes et les codes NSF sur le programme. |
Certification visée obligatoire | Pour une formation certifiante, renseignez la certification visée sur le programme. |
SIRET employeur manquant | Quand un employeur est rattaché à l'apprenant, renseignez son SIRET dans sa fiche Entreprise (14 caractères). |
Dates de formation manquantes ou incohérentes | Vérifiez les dates de début et de fin de la session (la fin ne peut pas être postérieure à la date du jour). |
Après correction, cliquez sur « Appliquer » : les lignes corrigées redeviennent sélectionnables.
Exporter la sélection
Cochez les lignes à déclarer (la case en haut du tableau permet de tout sélectionner).
Cliquez sur « Exporter la sélection ».
Le fichier se télécharge automatiquement. Il ne vous reste plus qu'à l'importer sur le portail du passeport prévention de la Caisse des Dépôts.
Un fichier peut contenir au maximum 500 lignes. Si vous avez plus de lignes à déclarer, réalisez plusieurs exports successifs. (Si certaines lignes ont déjà été importées sur le portail de la Caisse des Dépôts, elles seront ignorées. Il ne peut donc pas y avoir de doublons).
Une fois l'export effectué, les lignes concernées affichent leur date dans la colonne « Exporté le », ce qui vous permet de suivre ce qui a déjà été déclaré.