Le tracking est indispensable pour un suivi administratif et financier conforme à la réglementation (décret n° 2014-935 du 20 août 2014 - art. 1), dans le respect de la confidentialité. L’assiduité d’un apprenant en situation de formation à distance contribue à justifier de l’exécution de l’action de formation.
Digiforma vous permet d'obtenir les relevés de connexion aux activités e-learning hébergées sur l'extranet. Vous pourrez intégrer ces données dans les attestations et certificats de chaque apprenant. Pour cela voici les paramétrages à réaliser :
1. Choisir des dates en intervalle sur le module concerné :
Depuis l'onglet Dates de votre session, veillez à bien indiquer un intervalle de dates et à sélectionner l'option "Relevé automatique des connexions des apprenants sur l'e-learning".
Cela permettra au logiciel d'enregistrer toutes les connexions des apprenants à l'extranet de la session :
2. Comment intégrer le suivi détaillé de l'activité e-learning dans vos documents de formation ?
Pour générer des documents contenant un relevé précis de l'avancement de vos apprenants dans leurs activités en e-learning, rendez-vous dans l'onglet "Configuration ➡️ Modèles de documents". Sélectionnez ensuite le document dans lequel vous souhaitez indiquer cette information. Les données e-learning sont notées, par défaut, dans les attestations, ainsi que les attestations d'assiduité. Vous pouvez néanmoins les faire figurer dans n'importe quel document !
Allons par exemple dans le document "Attestation d'assiduité" :
3 - Le fonctionnement des balises de suivi
Vous disposez de 4 balises vous permettant de récolter des informations de suivi de connexion et de progression de vos activités e-learning créées sur Digiforma.
💡 Quelques règles concernant les relevés de connexions :
- Si un apprenant passe moins de 30 secondes sur une activité, aucune information ne remontera.
- Si un apprenant quitte plus de 5 minutes la page du parcours E-learning, alors un arrêt dans le relevé sera effectué, s'il revient ultérieurement, le relevé reprendra à cet instant. Vous pourrez ainsi voir plusieurs lignes dans le relevé pour une même activité.
La balise "Suivi détaillé des activités e-learning" qui vous permet d'afficher un relevé de l'activité de vos apprenants en e-learning.
La balise "Suivi résumé des activités e-learning" vous permet d'obtenir un résultat similaire à celui de la balise "suivi détaillé des activités e-learning", mais en résumé.
La balise "Relevé de connexions à l'extranet" vous permet de retrouver les heures de connexion et de déconnexion de vos apprenants à leurs séquences d'activités e-learning.
Vous retrouvez également la balise "Durée totale de connexion à l'extranet" qui vous permet de retrouver rapidement le temps de connexion total de votre apprenant.
La balise "liste des IP de connexion" vous permet de récupérer un tableau avec les différentes adresses IP pour une même session de formation.
⚠️ L'activité "e-mail" n'est pas décomptée dans le suivi e-learning. Vous ne pourrez donc pas avoir de relevé de connexion correspondant à cette activité.
4. Télécharger les attestations depuis la page Suivi des Apprenants.
Une fois le document téléchargé depuis votre onglet "Suivi des Apprenants" dans votre session de formation, vous pourrez consulter les résultats : ils se présentent sous la forme de tableaux représentant les différents modules/séquences et détaillant, activité par activité, les actions des apprenants :
Exemple de la balise "suivi détaillé des activités e-learning" :
Exemple de la balise "suivi résumé des activités e-learning" :
Exemple de la balise "relevé de connexion à l'extranet" :
Des créneaux de connexion peuvent se chevaucher si deux activités ont été consultées en parallèle, ou qu’une activité a été consultée pendant une classe virtuelle. En revanche, le total indiqué en bas du relevé de connexion exclut les temps de chevauchement et reflète bien le temps passé par l’apprenant sur le e-learning.
Si on se base sur l’exemple ci-dessus, pour les lignes 4 et 5 encadrées en rouge qui se chevauchent, le total prendra en compte uniquement la ligne 4 (puisque la ligne 5 est incluse dans l’intervalle de la ligne 4).
Le total du relevé est également affiché depuis la ligne correspondante, si le relevé est sur plusieurs pages, le total est toujours en dernière page, en fin de tableau.
Exemple de la balise "liste des IP de connexions" :
