Souvent délaissée par manque de temps ou de savoir faire, la veille est pourtant essentielle pour tous les organismes de formation, que cela soit d'un point de vue stratégique ou pour répondre aux indicateurs 23 à 26 du 6ème critère Qualiopi.
Grâce à Formalerte, outil pensé par Digiforma, découvrez comment optimiser votre processus de veille et travailler de manière collaborative.
💡 Formalerte dispose d'une version gratuite "Basic" qui vous permet de découvrir l'outil et d'une version payante "Premium" qui vous offre davantage de fonctionnalités, notamment le travail en équipe.
1️⃣ Activez votre compte
Si vous disposez d'un compte Digiforma actif (version d'essai, gratuit ou abonnement) vous pouvez vous connecter directement sur https://www.formalerte.com/
Nul besoin de créer un compte 😉
Vous pouvez également accéder à cette page depuis votre compte Digiforma, en cliquant sur "Tout Digiforma > Formalerte" en haut à gauche de votre écran
Vous serez alors invité à saisir les mêmes identifiants que ceux de votre compte Digiforma
⚠️ Si vous optez pour la version premium et que vous souhaitez constituer votre équipe de veille, nous invitons à ce que qu'une seule personne de l'équipe active son compte en tant qu'administrateur puis ajoute par la suite les collaborateurs dans l'espace dédié.
Contrairement à Digiforma, il est en effet pas possible pour un utilisateur d'avoir plusieurs comptes.
En cas de souci, vous pouvez contacter le support : support-formalerte@aworldforus.com
2️⃣ Abonnez-vous à des thèmes
Abonnez-vous aux thèmes qui vous intéressent et recevez chaque semaine un récapitulatif dans votre boite mail.
Les articles sont sélectionnés en amont par un expert, vous permettant ainsi de gagner jusqu'à 4h par semaine !
Tous les thèmes sont accessibles dans la version gratuite, à l'exception du thème "Appels d'offre", réservé aux utilisateurs Premium !
3️⃣ Annotez les articles les plus pertinents
Retrouvez encore plus de ressources dans l'onglet "Tous les articles" et commencez à constituer votre tableau de veille, intitulé "Mon Quadoc.
Vous serez alors guidé pour enrichir votre tableau de la manière suivante :
Cet article est-il pertinent pour votre veille : attribuez à l'article un score sur 5
Commentaire : pourquoi-avez-vous sélectionné cet article, en quoi est-il utile pour votre organisme ?
Partage : auprès de qui l'avez-vous partagé et comment ? (réunion, newsletter interne...)
Actions à mener : créer votre to do list, rendez-votre veille actionnable et engrangez un process d'amélioration continue.
Catégorie : classifier vos articles pour les retrouver plus facilement dans votre Quadoc
Vous pourrez également utiliser les filtres pour vous y retrouver plus facilement
La version Basic de Formalerte vous offre d'annoter jusqu'à 20 articles.
La version Premium quant à elle vous permet non seulement une saisie illimitée, mais aussi de taguer vos collègues directement dans la partie "Partage"pour qu'ils reçoivent une notification sur leur boite mail.
4️⃣ Constituez un tableau de veille actionnable : le Quadoc
Retrouvez l'intégralité de vos articles annotés dans votre tableau qualité, le fameux Quadoc !
En un coup d'œil, identifier les actions mises en place et leur état d’avancement grâce à un code couleur :
Blanc : aucune action n’est encore identifiée
Rouge : des actions existent mais cela n’a pas encore été commencé
Orange : en cours de réalisation
Vert : bravo, tout a été complété !
Vous avez également la possibilité de filtrer votre tableau par :
Date de lecture
Pertinence accordée à l’article
Thématiques
Statut des actions à mener
Enfin, vous pourrez le télécharger en format XLS.
5️⃣ Tirez parti de la veille collaborative
Cette fonctionnalité entièrement gratuite vous permet de partager les articles issus de votre veille à l'ensemble des utilisateurs de Formalerte.
Les articles postés dans cette section doivent toutefois être d’intérêt commun, ils seront en effet visibles par tous utilisateurs qui pourront les reprendre dans leur Quadoc. Veillez donc à ne pas partager d’informations confidentielles ou qui ne concerneraient que votre organisme de formation.
Rassurez-vous cependant, nous avons la fonctionnalité qu’il vous faut si besoin ! 😉 Rendez-vous dans votre onglet "Tous les articles" puis "Ajouter une source externe" (disponible dans la version premium uniquement).
Vous pourrez alors valoriser votre veille en ajoutant des comptes rendus d’évènements ou toutes autres ressources que vous jugeriez utiles. Celles-ci ne seront visibles et utilisables que par vous et votre équipe !
Retrouvez le détail des fonctionnalités premium et nos tarifs sur la page dédiée 👇
6️⃣ Abonnez-vous à Digiformag
Enfin, pour aller encore plus loin dans votre veille, abonnez-vous gratuitement à Digiformag, le magazine dédié au monde de la formation pro.
Il vous permet de suivre les tendances du secteur grâce à une multitude d'articles rédigés par des experts du domaine de la formation pro.
Vous pouvez consulter sa version numérique, mais également le recevoir en version papier 😉
