Les e-mails peuvent uniquement être envoyés depuis une session de formation, dans la section qui correspond au document ou à l'information que vous souhaitez envoyer. Par exemple, la convocation pourra être envoyée depuis l'onglet "Convocations / e-mails", ou le lien des évaluations depuis l'onglet "Evaluations" et ainsi pour tous les documents.
Il existe ensuite deux manières de suivre l'historique des e-mails envoyés depuis votre plateforme Digiforma :
1. Depuis votre session de formation
Pour retrouver tous les e-mails envoyés depuis une session donnée, rendez-vous dans l'onglet "Convocations / e-mails" de votre session puis dans la section "Historique des e-mails" :
Cette page vous permet également de suivre le statut de vos e-mails :
⚫️ Si l'e-mail a bien été envoyé mais pas encore réceptionné par l'apprenant, celui-ci sera intitulé en noir et son statut marqué comme "Envoyé" :
🟢 Si votre e-mail apparaît en vert, cela signifie qu'il a été reçu mais pas encore ouvert par le destinataire. La mention à droite précisera uniquement "Reçu" :
🟢Le même code couleur vert sera utilisé si l'e-mail a été reçu et qu'il a également été ouvert par le destinataire.
Vous retrouverez d'ailleurs à droite de la ligne une mention "Reçu et ouvert" :
🔴 Si l'e-mail n'est pas parvenu a l'apprenant dû à une erreur d'envoi, l'e-mail apparaîtra alors en rouge avec une mention "Erreur à l'envoi" :
Ou en noir avec la mention "Réception impossible" :
Si vous êtes dans ce cas, vérifiez que l'e-mail renseigné dans la fiche du destinataire n'est pas erroné ou que votre destinataire n'a pas un système anti-spam ayant identifié l'adresse d'envoi comme spam.
Si vous n'avez pas fait modifier l'adresse d'envoi par votre adresse mail spécifique et que l'adresse d'envoi est toujours l'adresse par défaut de Digiforma, il est fort probable que cela soit dû à cela. Nous vous conseillons de consulter cet article.
Si après vérification, toutes ces raisons ne s'appliquent pas, merci de contacter le support client.
Visualiser l'e-mail envoyé
Enfin, cliquez sur la flèche bleue pour dérouler le contenu de l'e-mail envoyé, ainsi que la pièce jointe si présente.
Notez que les e-mails contenant une pièce jointe sont marqués d'un pictogramme correspondant à droite de la ligne. Vous pouvez visualiser la pièce jointe envoyée : elle est indiquée en bleu.
Vous pouvez cliquer sur le nom de la pièce jointe pour l'afficher.
2. Depuis la fiche d'un client, apprenant ou intervenant
Si vous souhaitez retrouver le suivi de l'ensemble des e-mails envoyés à vos différents interlocuteurs, toutes sessions confondues, rendez-vous directement dans votre onglet "Données" puis cliquez sur l'interlocuteur recherché et "modifier la fiche". Voici l'exemple avec un apprenant :
Il ne vous reste ensuite plus qu'à cliquer en haut à droite de la fiche sur le bouton "Suivi des e-mails" pour retrouver l'ensemble des e-mails envoyés à cet interlocuteur :
