Comme pour tous les documents, il faut d'abord générer les convocations avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer. 😉
1. Générer toutes les convocations
Rendez-vous sur la page Convocations/emails de votre session. Vous arrivez alors sur l'onglet "Convocations" :
Pour envoyer les convocations à tous les apprenants, vous devez d'abord cliquer sur le bouton « Générer un Zip des convocations » :
Vous verrez alors apparaître tous les modèles de convocations disponibles et vous pourrez choisir celui dont vous avez besoin ainsi que le format approprié (.pdf ou .doc) :
Une fois le zip généré, il sera disponible dans l'encart accolé au bouton de génération :
2. Générer la convocation d'un apprenant
Pour générer la convocation d'un seul apprenant, procédez de la même façon mais en cliquant, cette fois, sur le bouton "Générer la convocation" présent sur la ligne de l'apprenant :
3. Télécharger ou mettre à jour la convocation
Une fois la génération de la convocation réalisée, la date et l'heure de l'édition de la convocation sont indiquées sur la ligne correspondantes.
Les boutons de téléchargement et d'envoi sont, quant à eux, rendus actifs (ils passent de gris à bleu).
Pour mettre à jour la convocation, il vous faudra renouveler la manipulation en cliquant sur le bouton "Générer la convocation" et choisir le modèle approprié. La mention "Généré le" se mettra à jour automatiquement.
4. Procéder à l'envoi des convocations par e-mail
Selon la méthode de génération réalisée, et selon vos besoins de fil de votre activité, vous pouvez envoyer les attestations collectivement depuis l'icône du zip, ou bien une à une depuis chaque ligne d'apprenant :
⚠️Si l'adresse mail d'un de vos apprenants n'est pas renseignée dans sa fiche apprenant, l'envoi d'e-mail lui sera alors impossible. Un message vous alerte en ce sens.
Le mail d’envoi par défaut se présente comme suit :
La convocation se met automatiquement en pièce jointe ;
Le nom de la session est reporté automatiquement dans le titre et dans le mail ;
Le lien personnel du stagiaire pour se connecter à son extranet se glisse automatiquement dans le mail (attention à ne pas toucher à cette URL) :
Vous pouvez tout à fait modifier ce modèle de mail suivant vos goûts et votre besoin ! Pour savoir comment faire, consultez cet article