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Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?
Comment envoyer les convocations par e-mail à mes apprenants ?

Cet article vous explique pas à pas comment envoyer les convocations par email dans l'onglet "Convocations / emails" de votre session

Benoit Linet avatar
Écrit par Benoit Linet
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Comme pour tous les documents, il faut d'abord générer les convocations avant de pouvoir les télécharger ou les envoyer. 😉

1. Générer les convocations

Pour les envoyer à tous les apprenants, vous devez d'abord cliquer sur « Zip des convocations » dans l'onglet "Convocations / e-mails" de votre session de formation :

Choisissez l’un des modèles si vous en avez créé plusieurs puis la version PDF ou Doc :

Vous pouvez ensuite télécharger les convocations que vous pourrez imprimer et distribuer à la main, ou envoyer le document généré directement par mail à vos apprenants.

⚠️ Si l'adresse mail d'un de vos apprenants n'est pas renseignée dans sa fiche apprenant, l'envoi d'e-mail lui sera alors impossible. ⚠️

Vous pouvez aussi adresser la convocation à un apprenant en particulier de la liste, que vous verrez en déroulant cette petite flèche bleue :

L'option "Mettre à jour le document généré" vous permet d'actualiser le document en le générant de nouveau dans le cas où vous auriez réalisé des changements !


La date et l'heure de la création précédente sont indiquées :

2. Procéder à l'envoi des convocations par e-mail

Le mail d’envoi par défaut se présente comme suit :

  • La convocation se met automatiquement en pièce jointe

  • Le nom de la session est reporté automatiquement dans le titre et dans le mail

  • Le lien personnel du stagiaire pour se connecter à son extranet se glisse automatiquement dans le mail (attention à ne pas toucher à cette URL) :

Vous pouvez tout à fait modifier ce modèle de mail suivant vos goûts et votre besoin ! Pour savoir comment faire, consultez cet article

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