Comment utiliser l'onglet "Données" depuis mon espace Digiforma ?

Optimisez la gestion de votre base de données Digiforma : mise à jour, personnalisation, imports, exports...

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Écrit par Warren
Mis à jour il y a plus d’une semaine

En accédant à l'onglet "Données" depuis votre espace personnel, Digiforma vous offre de nombreuses possibilités pour importer, centraliser et tenir à jour vos différentes bases de données 💪

⚙️ Organiser l'affichage et naviguer dans vos données

Il vous sera également possible d'organiser l'affichage de vos différentes données. Vous pouvez personnaliser votre liste d'apprenants pour faire ressortir des informations qui vous semblent importantes.

Pour ce faire, au sein de section correspondante (Entreprises, Apprenants, Intervenants, Financeurs externes, lieux de formation) il vous suffit de cliquer sur l'icône "Choisir les colonnes" en haut à droite de votre écran 👇

Vous aurez alors la possibilité d'ajouter des colonnes à votre tableau comme par exemple la profession, l'entreprise, etc... :

Les colonnes ajoutées le resteront même si vous quittez l'onglet.

Pour trier vos données par ordre alphabétique ou bien par nombre croissant de sessions, il vous suffit de cliquer sur l'intitulé de la colonne selon laquelle vous souhaitez trier, si vous souhaitez trier par ordre inverse alphabétique ou par ordre décroissant, cliquez une seconde fois sur l'intitulé de la colonne :

Enfin, vous avez la possibilité de rechercher une fiche spécifique en utilisant la barre de recherche présente dans chaque onglet de votre section Données :



📝 Renseigner manuellement une fiche

Pour chacune de ces différentes données, il sera possible de remplir manuellement votre base comme ceci 👇


🛠️ Importer massivement vos données grâce à l'import

Vos données pourront également faire l'objet d'un remplissage automatique par le biais d'une matrice spécifique qui sera mise à votre disposition directement sur la page d'import de données.

Pour un usage optimisé de cette fonctionnalité, nous vous invitons à utiliser le remplissage manuel pour un nombre restreint de lignes à créer, tandis que le remplissage automatique est recommandé pour gagner du temps lors que vous avez plus de 5 lignes à importer.

Pour plus d'informations concernant l'import automatique de données, voici un article qui vous détaillera étape par étape comment procéder ➡️ Comment importer une base de données Entreprise ?


✅ Mettre à jour vos données

Par l’entremise de sa fonctionnalité d’import de données, Digiforma vous permet d'effectuer non seulement la migration de vos différentes bases de données Apprenants / Intervenants / Entreprises mais aussi de les mettre à jour une fois qu’elles sont intégrées à votre espace personnel sur le logiciel.

⚠️ : Il faudra vous assurer de respecter l'ensemble des consignes afin de ne pas écraser les données existantes au sein de votre base

Pour prendre en main cette option, nous vous invitons à consulter cette ressource explicative ➡️ Comment mettre à jour mes données sur Digiforma ?


🛠 Création de champs personnalisés

Les champs personnalisés sont une fonctionnalité disponible en option. Merci de contacter notre support pour plus d'informations.

Pour compléter de manière précise votre base de données en accord avec les spécificités de votre activité, vous pouvez créer des champs personnalisés. Sachez que notre fonctionnalité d’import intègre la prise en compte de ces champs afin de préserver la cohérence de votre base et de permettre un usage adapté de vos données. Pour cela, vous devez veiller à insérer au sein de votre matrice une colonne dont le nom sera tout simplement identique à celui du champ personnalisé que vous avez créé.

Lors de la création de vos champs, nous vous invitons à porter une attention particulière à la mention « Obligatoire » 👇

En effet, si vous cochez cette option, l’ensemble des lignes correspondantes à la colonne de votre champ personnalisé devront remplies sur votre matrice d’import. Le cas échéant l’import ne pourra pas s’effectuer.

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